Cómo abrir una sucursal en España de una empresa constituida en el extranjero

Una empresa extranjera puede operar en España mediante una sucursal.

Esta opción permite desarrollar actividad empresarial en España sin crear una sociedad española nueva.

La sucursal depende de la empresa matriz extranjera. No tiene personalidad jurídica propia. Actúa como un establecimiento permanente con representación estable y cierta autonomía de gestión. El Reglamento del Registro Mercantil define la sucursal como un establecimiento secundario con representación permanente y cierta autonomía de gestión, a través del cual se desarrollan total o parcialmente las actividades de la sociedad.

Qué diferencia hay entre una sucursal y una filial

La sucursal y la filial no son lo mismo.

Una filial es una sociedad española. Tiene personalidad jurídica propia.

Una sucursal es una extensión de una empresa extranjera. La empresa matriz mantiene la responsabilidad jurídica y económica por la actividad de la sucursal.

La guía oficial de ICEX-Invest in Spain indica que una sucursal no requiere capital mínimo, aunque en la práctica puede ser conveniente dotarla de fondos. También señala que la sucursal necesita un representante residente en España y que la responsabilidad de la matriz no queda limitada.

La elección entre sucursal y filial depende de varios factores:

• El nivel de presencia que la empresa quiere tener en España.
• La responsabilidad que quiere asumir la matriz.
• La actividad concreta que va a desarrollar.
• La fiscalidad aplicable.
• La necesidad de contratar trabajadores.
• La imagen comercial ante clientes, bancos y proveedores.

Cuándo conviene abrir una sucursal en España

La sucursal suele encajar cuando la empresa extranjera quiere operar directamente en España.

Por ejemplo:

• Una empresa colombiana de ingeniería que firma contratos con clientes españoles.
• Una empresa marroquí de importación que necesita oficina, almacén y personal en España.
• Una empresa británica de servicios que quiere facturar desde un establecimiento estable en Madrid.
• Una empresa brasileña que quiere gestionar contratos comerciales desde Barcelona.
• Una empresa francesa o rumana que quiere abrir una sede operativa en España sin crear una sociedad española.

La sucursal no sirve solo como dirección comercial.

Debe existir una presencia real. Debe contar con representación permanente. Debe desarrollar total o parcialmente la actividad de la empresa matriz.

Pasos para abrir una sucursal en España

1. Comprobar que la empresa extranjera existe y puede operar en España

Antes de iniciar el trámite, la empresa matriz debe acreditar que existe legalmente en su país.

Debe preparar documentos que prueben:

• La constitución válida de la sociedad.
• Sus estatutos vigentes.
• Sus datos registrales.
• La identidad de sus administradores.
• La vigencia de sus cargos.
• La facultad del órgano competente para aprobar la apertura de la sucursal.

El Reglamento del Registro Mercantil exige que las sociedades extranjeras que establezcan una sucursal en España presenten documentos debidamente legalizados que acrediten la existencia de la sociedad, sus estatutos vigentes, sus administradores y el documento por el que se establece la sucursal.

2. Aprobar la apertura de la sucursal

La empresa extranjera debe aprobar formalmente la apertura de la sucursal.

La decisión debe adoptarla el órgano competente según la ley del país de origen y los estatutos de la empresa.

El acuerdo debe indicar, como mínimo:

• La decisión de abrir una sucursal en España.
• El domicilio de la sucursal.
• Las actividades que desarrollará en España.
• La identidad del representante permanente.
• Las facultades del representante.
• La dotación económica asignada, si la empresa decide asignarla.

El Registro Mercantil debe reflejar la mención que identifique a la sucursal, su domicilio, sus actividades y la identidad de los representantes permanentes con sus facultades.

3. Nombrar un representante en España

La sucursal debe tener un representante permanente.

Este representante actúa en nombre de la empresa matriz para la actividad de la sucursal.

En la práctica, esta persona suele intervenir ante:

• Notario.
• Registro Mercantil.
• Agencia Tributaria.
• Seguridad Social.
• Bancos.
• Clientes.
• Proveedores.
• Administraciones públicas.

ICEX-Invest in Spain indica que la sucursal debe tener un representante legal autorizado por la matriz para administrar los asuntos de la sucursal.

Para trámites fiscales, la Agencia Tributaria exige documentación que acredite el nombramiento de un representante con residencia en España cuando una entidad no residente opera mediante establecimiento permanente.

4. Obtener NIE o NIF cuando proceda

Las personas físicas que intervienen en la operación pueden necesitar NIE.

La entidad extranjera también necesita NIF español cuando tenga intereses económicos o fiscales en España.

ICEX-Invest in Spain señala que cualquier persona física o jurídica con intereses económicos o profesionales en España, o con relevancia fiscal, debe contar con NIE o NIF. Incluye el caso de representantes legales o fiscales de sucursales y establecimientos permanentes en España.

La Agencia Tributaria tramita la solicitud de NIF mediante el modelo 036.

5. Preparar los documentos extranjeros

La documentación habitual incluye:

• Certificado del Registro Mercantil o autoridad equivalente del país de origen.
• Escritura de constitución o documento equivalente.
• Estatutos vigentes.
• Certificado de administradores o directores vigentes.
• Acuerdo de apertura de la sucursal en España.
• Poder del representante que firmará en España.
• Documento de identidad o pasaporte de los representantes.
• Declaración de titular real.
• Documentación fiscal solicitada por la Agencia Tributaria.

Los documentos extranjeros deben llegar a España en forma válida.

Esto significa:

• Apostilla de La Haya, si el país forma parte del Convenio de 1961.
• Legalización diplomática o consular, si el país no forma parte del Convenio.
• Traducción jurada al castellano, si el documento no está redactado en español.

El notario puede exigir que la apostilla o legalización también se traduzca. ICEX-Invest in Spain indica que, cuando se aporta documentación extranjera, debe tenerse en cuenta la traducción jurada tanto del documento como de su autenticación y apostilla.

6. Revisar la apostilla según el país de origen

Como regla general los documentos se presentan en España:

– Apostillados si el país es parte del Convenio de la Haya.

– Legalizados por vía diplomática si el país no es parte del convenio.

La mayoría de países con fuerte presencia migratoria en España forman parte del Convenio de la Haya.

Cuba no forma parte del convenio de La Haya para el Convenio. En documentos cubanos destinados a España, debe tramitarse la legalización que corresponda por vía diplomática o consular.

7. Traducir los documentos cuando no estén en español

Los documentos redactados en otra lengua deben presentarse con traducción jurada al castellano.

Los documentos emitidos en países hispanohablantes, como Colombia, Venezuela, Ecuador, Argentina, Perú, Honduras, Cuba o República Dominicana, normalmente no requieren traducción si están redactados en castellano.

El Real Decreto 724/2020 regula la Oficina de Interpretación de Lenguas del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. También regula el Registro de Traductores Jurados e Intérpretes Jurados y las traducciones de carácter oficial realizadas por profesionales con título otorgado por el Ministerio.

8. Firmar la escritura pública ante notario español

La apertura de la sucursal debe elevarse a escritura pública ante notario español.

La escritura incorpora la decisión adoptada por la empresa matriz extranjera.

El notario suele revisar:

• La existencia de la empresa extranjera.
• La validez de los estatutos.
• La identidad de los administradores.
• El poder del representante.
• El acuerdo de apertura de la sucursal.
• La titularidad real.
• La documentación traducida, apostillada o legalizada.

ICEX-Invest in Spain indica que la apertura de una sucursal exige formalizar ante notario español la resolución adoptada por el órgano competente de la matriz extranjera.

9. Inscribir la sucursal en el Registro Mercantil

La sucursal debe inscribirse en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio de la sucursal.

Si la sucursal está en Madrid, se inscribe en el Registro Mercantil de Madrid.

Si está en Valencia, se inscribe en el Registro Mercantil de Valencia.

El Reglamento del Registro Mercantil exige la inscripción de la primera sucursal de una sociedad extranjera en el Registro Mercantil del lugar de su domicilio.

La inscripción debe incluir:

• Datos de la sociedad extranjera.
• Datos registrales de la matriz.
• Administradores de la matriz.
• Domicilio de la sucursal.
• Actividades de la sucursal.
• Representantes permanentes.
• Facultades de los representantes.

Tras la inscripción, el Registro Mercantil comunica los datos que procedan al Boletín Oficial del Registro Mercantil.

10. Declarar la inversión extranjera cuando proceda

La apertura de una sucursal puede generar obligación de declaración ante el Registro de Inversiones Exteriores.

El Real Decreto 571/2023 sobre inversiones exteriores entró en vigor el 1 de septiembre de 2023. El Ministerio de Economía, Comercio y Empresa indica que esta norma introdujo cambios en las declaraciones de inversiones exteriores.

La Orden ECM/57/2024 establece que determinadas inversiones extranjeras deben declararse en el plazo máximo de un mes desde la fecha de realización de la inversión. Para sociedades, sucursales y otras formas de inversión se usa el modelo D-1A.

El Ministerio de Economía identifica el modelo D-1A como la declaración de inversión extranjera en sociedades, sucursales, instituciones de inversión colectiva y otras formas de inversión.

Si la inversión procede de una jurisdicción no cooperativa, puede exigirse declaración previa mediante el modelo DP-1.

11. Dar de alta la sucursal ante la Agencia Tributaria

La sucursal debe cumplir sus obligaciones fiscales en España.

Debe presentar el modelo censal correspondiente y comunicar:

• Inicio de actividad.
• Domicilio fiscal.
• Actividad económica.
• Locales afectos a la actividad.
• Régimen de IVA.
• Retenciones, si tendrá trabajadores o pagará rentas sujetas.
• Datos del representante.
• Condición de establecimiento permanente.

La Agencia Tributaria considera que una entidad no residente opera mediante establecimiento permanente cuando dispone de instalaciones o lugares de trabajo de forma continuada o habitual en España, o cuando actúa mediante un agente autorizado para contratar en nombre y por cuenta de la entidad no residente.

La Agencia Tributaria también indica que los establecimientos permanentes de entidades no residentes no tienen personalidad jurídica distinta de la casa central.

12. Revisar el IVA, el IRNR y las retenciones

Una sucursal con actividad en España suele actuar como establecimiento permanente.

Debe analizar:

• IVA.
• Impuesto sobre la Renta de no Residentes con establecimiento permanente.
• Pagos fraccionados.
• Retenciones a trabajadores.
• Retenciones a profesionales.
• Operaciones vinculadas con la matriz.
• Convenios para evitar la doble imposición.

La Agencia Tributaria indica que los establecimientos permanentes tributan con el tipo de gravamen previsto en la normativa del Impuesto sobre Sociedades y que el tipo general es el 25 %.

La misma Agencia Tributaria indica que el contribuyente no residente que obtiene rentas mediante establecimiento permanente en España presenta la declaración en el mismo modelo que los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, usando la clave específica de establecimientos permanentes.

Cuando un establecimiento permanente de una entidad no residente transfiere rentas al extranjero, puede exigirse una imposición complementaria, con las reglas y excepciones previstas en la Ley del Impuesto sobre la Renta de no Residentes y en los convenios aplicables.

13. Tramitar licencias municipales o declaraciones responsables

La sucursal debe revisar las exigencias del ayuntamiento donde tenga su local, oficina, almacén o establecimiento abierto al público.

Según la actividad, puede necesitar:

• Declaración responsable.
• Comunicación previa.
• Licencia de apertura.
• Licencia de actividad.
• Autorización sectorial.
• Registro sanitario.
• Autorización turística.
• Permiso industrial.
• Autorización de transporte.
• Inscripción en registros autonómicos.

La Ley 12/2012 sustituyó determinadas licencias previas por declaraciones responsables o comunicaciones previas en actividades comerciales y de servicios dentro de su ámbito. La presentación de esa declaración o comunicación no impide que la Administración compruebe después el cumplimiento de la normativa aplicable.

14. Inscribirse en la Seguridad Social si va a contratar trabajadores

Si la sucursal va a contratar trabajadores en España, debe inscribirse como empresario ante la Tesorería General de la Seguridad Social.

La Seguridad Social asigna al empresario un número para identificarlo y controlar sus obligaciones. Ese número funciona como Código de Cuenta de Cotización principal.

La empresa también debe cumplir las obligaciones laborales aplicables:

• Alta de trabajadores.
• Cotización.
• Prevención de riesgos laborales.
• Registro horario.
• Nóminas.
• Contratos.
• Convenio colectivo aplicable.
• Comunicación de apertura de centro de trabajo cuando corresponda.

El Ministerio de Trabajo incluye la comunicación a la autoridad laboral entre los trámites de apertura o reapertura de centros de trabajo.

15. Si desplaza trabajadores desde otro país

Algunas empresas extranjeras abren una sucursal y desplazan trabajadores desde la matriz.

Debe distinguirse entre:

• Trabajadores contratados en España por la sucursal.
• Trabajadores desplazados temporalmente desde otro país.
• Directivos que se trasladan a España para dirigir la sucursal.
• Representantes que viajan por reuniones, sin prestación efectiva de servicios en España.

El Ministerio de Trabajo indica que una empresa de la UE o del Espacio Económico Europeo que desplace temporalmente trabajadores a España en el marco de una prestación transnacional debe comunicar el desplazamiento antes de su inicio a la autoridad laboral competente. También recoge excepciones para desplazamientos de corta duración, salvo empresas de trabajo temporal.

Para países no pertenecientes a la UE o al Espacio Económico Europeo, debe analizarse el régimen de extranjería y trabajo aplicable a cada persona.

16. Revisar la residencia y trabajo de los administradores o representantes extranjeros

Abrir una sucursal no concede por sí solo residencia ni autorización de trabajo en España.

La sociedad puede abrir la sucursal si cumple los requisitos mercantiles, fiscales y registrales.

La persona extranjera que vaya a vivir y trabajar en España debe tener una situación migratoria compatible.

Para ciudadanos de la Unión Europea, del Espacio Económico Europeo y Suiza, el régimen de ciudadanía de la Unión permite residir y trabajar en España bajo sus condiciones propias. El Ministerio de Inclusión recoge el derecho de entrada, salida, libre circulación, estancia, residencia y trabajo de estos ciudadanos.

Esto afecta a nacionales de países como Rumanía y Francia.

Para nacionales de terceros países, como Marruecos, Colombia, Venezuela, Ecuador, Argentina, Perú, Reino Unido, Brasil, Cuba, Ucrania, Honduras o República Dominicana, debe revisarse una vía de residencia y trabajo.

Las vías habituales pueden incluir:

• Autorización de residencia y trabajo por cuenta propia.
• Autorización de residencia para emprendedores.
• Autorización como profesional altamente cualificado.
• Autorización por traslado intraempresarial.
• Régimen específico si ya reside legalmente en España.

El Ministerio de Inclusión tramita autorizaciones de residencia de movilidad internacional reguladas por la Ley 14/2013, entre ellas autorizaciones vinculadas a emprendedores y otros perfiles por razones de interés económico.

Para la autorización inicial de residencia temporal y trabajo por cuenta propia, el Ministerio de Inclusión exige, entre otros documentos, impreso oficial, copia del pasaporte completo y certificado de antecedentes penales del país o países donde la persona haya residido durante los cinco años anteriores a su entrada en España.

Apertura electrónica de sucursales de empresas de la Unión Europea

Las empresas de otros Estados miembros de la Unión Europea cuentan con un régimen específico de digitalización.

El Real Decreto 442/2023 modificó el Reglamento del Registro Mercantil para adaptar el sistema español a la Directiva 2019/1151 sobre herramientas y procesos digitales en Derecho de sociedades.

La Directiva prevé normas sobre constitución de sociedades, registro de sucursales y presentación en línea de documentos e información.

ICEX-Invest in Spain indica que las sociedades de otro Estado miembro pueden establecer una o varias sucursales en España mediante el procedimiento íntegramente electrónico aplicable a la constitución de sociedades de responsabilidad limitada. También indica que, una vez recibida toda la documentación, el Registro Mercantil debe practicar la inscripción en un plazo máximo de 10 días hábiles.

Este punto resulta relevante para empresas de Rumanía y Francia.

No se aplica igual a empresas de Reino Unido, Marruecos, Colombia, Venezuela, Ecuador, Argentina, Perú, Brasil, Cuba, Ucrania, Honduras o República Dominicana, ya que no son sociedades constituidas en un Estado miembro de la Unión Europea.

Obligaciones después de abrir la sucursal

La sucursal debe mantenerse al día.

Las obligaciones habituales son:

• Presentar declaraciones fiscales.
• Llevar contabilidad separada de la actividad en España.
• Depositar cuentas cuando proceda.
• Mantener actualizados los datos del representante.
• Comunicar cambios de domicilio.
• Comunicar cambios de actividad.
• Comunicar el cierre de la sucursal si cesa la actividad.
• Cumplir obligaciones laborales si tiene trabajadores.
• Cumplir obligaciones de prevención de blanqueo si la actividad está sujeta.
• Mantener documentación de titularidad real.

El Reglamento del Registro Mercantil exige que las sociedades extranjeras con sucursales abiertas en España depositen en el Registro de la sucursal sus cuentas anuales y, en su caso, las cuentas consolidadas elaboradas conforme a su legislación.

Si la legislación extranjera no exige cuentas equivalentes a las españolas, la sociedad debe elaborar las cuentas relativas a la actividad de la sucursal y depositarlas en el Registro Mercantil español.

Documentos que suelen necesitar traducción jurada

La traducción jurada suele ser necesaria cuando los documentos no están en castellano.

Los documentos más habituales son:

• Certificado de constitución de la sociedad.
• Certificado de vigencia.
• Estatutos.
• Certificado de administradores.
• Poder notarial.
• Acuerdo de apertura de sucursal.
• Certificados fiscales.
• Certificados bancarios.
• Documentos de identidad.
• Certificados de antecedentes penales, si interviene un trámite de extranjería.
• Certificados académicos o profesionales, si la actividad exige cualificación.

Errores frecuentes al abrir una sucursal en España

1. Confundir sucursal con filial

La sucursal no protege a la matriz con una personalidad jurídica separada.

La empresa extranjera responde por la sucursal.

2. Presentar documentos sin apostilla o legalización

El Registro Mercantil exige documentos extranjeros debidamente legalizados.

Si falta apostilla o legalización, el trámite se bloquea.

3. Traducir solo el documento principal

La apostilla, las certificaciones notariales y las legalizaciones también pueden requerir traducción.

4. Nombrar un representante sin facultades claras

El poder debe indicar qué puede hacer el representante.

Debe cubrir, como mínimo, la firma notarial, trámites registrales, trámites fiscales y gestión ordinaria de la sucursal.

5. Abrir la sucursal sin revisar licencias locales

La inscripción mercantil no sustituye las licencias, declaraciones responsables ni autorizaciones sectoriales.

6. Empezar a contratar sin alta en Seguridad Social

Si la sucursal contrata trabajadores, debe estar inscrita como empresario y obtener Código de Cuenta de Cotización.

7. No revisar la situación migratoria del representante

Un ciudadano extranjero puede representar a la empresa en documentos mercantiles.

Otra cuestión distinta es residir y trabajar en España.

Debe tener autorización o régimen de residencia aplicable.

Lista de comprobación antes de iniciar el trámite

Antes de abrir la sucursal, reúna esta información:

• País de constitución de la empresa matriz.
• Tipo de sociedad extranjera.
• Registro donde está inscrita.
• Estatutos vigentes.
• Certificado de administradores.
• Actividad que realizará en España.
• Dirección prevista de la sucursal.
• Nombre del representante en España.
• Facultades que recibirá el representante.
• Idioma de los documentos.
• Necesidad de apostilla o legalización.
• Necesidad de traducción jurada.
• Previsión de contratar trabajadores.
• Necesidad de local abierto al público.
• Licencias municipales o sectoriales.
• Situación migratoria de las personas que trabajarán en España.
• Obligación de declarar la inversión extranjera.

Resultado final del trámite

Cuando el proceso termina correctamente, la empresa extranjera obtiene:

• Una sucursal inscrita en el Registro Mercantil español.
• Un representante permanente con facultades inscritas.
• NIF y alta fiscal cuando proceda.
• Capacidad para operar en España dentro de la actividad declarada.
• Posibilidad de contratar trabajadores si cumple los trámites laborales y de Seguridad Social.
• Capacidad para abrir cuentas bancarias, firmar contratos y facturar desde su establecimiento en España.

La sucursal debe actuar siempre dentro de las facultades concedidas por la empresa matriz y dentro de la actividad inscrita.

Una preparación documental correcta evita retrasos.

Los puntos que más retrasan el expediente son la falta de apostilla, la falta de legalización, una traducción incompleta o un poder insuficiente.